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會議餐飲不可忽視 餐飲服務策劃步驟
來源：
作者：李文婷 2009-08-17
餐飲可以是坐著由服務人員送食物過來或自助餐方式，如果在餐會中還安排演講，用服務人員送餐方式比較好，一般服務人員送餐的價格比自助餐高，自助餐食物種類較多，因為較難控制食物量，比服務人員送餐較花時間。這些都需要好好規劃。
細則：將下列的核對清單交給宴會經理能幫助活動圓滿順利：
1．預計多少人?
2．選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
3．主桌和其他桌要如何擺飾?
4．多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
5．主桌是否需要講臺和麥克風?
6．講臺位置在哪里?需要哪種麥克風?
7．主桌是否也要供餐，還是哪些名流在餐后才來?
8．如果采用自助餐，主桌人也自行取用，還是請服務人員先給他們盤子?
9．是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要，在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
10．是否要收取餐券?事先告訴宴會經理并提供"餐券樣本"。
11．如果來的人沒有餐券應如何處理?
12．是否在主桌的人也要求給餐券?
13．是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
14．晚宴的菜單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發?
15．是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
16.有人節食、素食等特別安排，如果有最好事先告知。
17．是否要掛banner?
18．是否需要衣帽間?
19．受獎人坐在主桌還是臺下，如果是后者，是否要替他們預留位子?他們如何上臺?
20．當受獎人上臺時是否需要投射燈，燈光打在演講者或司儀?
21．是否要演奏國歌?如果需要，可能要國旗。
22．是否要安置視聽設備?
23．是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
24．是否有表演節目，舞臺大小是否足夠，如果有表演，舞臺尺寸和高度多少?
25．舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時?
27．什么時候開門讓客人進來?
28。每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。
29．洗手間在哪里，如果門口仍有人看守時，如何讓上洗手間的人回來?
主題節目：主題節目可以很簡單只有一個樂隊表演，或盡心安排特別節目。如果預算允許，就可以特別設計，有時常以會議當地特色作主題，飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西，如果你需要可借用，這樣布置費用就比較節省，如果預算不足，你就將主題放在食物上如"美食之旅"。
與宴會經理討論"主題"，他們有各種不同主題的活動，可建議你以前做得很成功的案例，同樣地創新概念，如果你對布置或娛樂節目沒有概念，宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責，通知宴會人員所有安排都是外包，如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽設備，并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。
主題活動的位置圖(1ayout)特別重要，避免擁擠在入口，餐飲部分也要畫一份平面圖，顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌。
會議中心的餐飲：以往會議中心的餐飲項目有限，只有"點心"，現在越來越多的會議中心以簽約方式引進全套餐飲服務，目的是要和飯店競爭，給開會與展覽團體提供服務。
最先要考慮的是會議中心廚房的位置，供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排，大型會議在短時間要提供上千人食物，詳細與會議中心代表和合約商討論，或許你可以考慮由飯店承辦外燴。
也要了解會議中心是否可供酒，有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
會場以外地方的餐飲：有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務，如果沒有，詢問以前曾經辦過的餐飲服務，再從他們那里獲取資訊，慎選適合的餐飲服務相當重要，因為那些地方原本不用來作餐會的場地，大部分的場地沒有廚房與設備，如何保持食物的溫度，而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、復雜，價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求：
1．安排交通運輸(如果需要)、租車費用、活動結束后在哪里上車?
2. 要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?
3．洗手間是否足夠?位置在哪里?
4，是否有冷暖空調設備?
5．如果在戶外，天氣惡劣時有什么備用方案?
6．是否允許供應酒?
7．是否有足夠的準備食物區?
8．是否要額外支付清潔費用?
9．通常要支付餐飲承包商和場地訂金，要彼此簽約，將條款內容詳細閱讀，最好選擇一家有經驗的飯店承辦外燴，他們擁有全套設備與訓練有素的服務人員，如此餐飲的質量才能無慮。
成本控制：餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務、清潔和燈光、視聽設備等，所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單，再討論菜單內容。如果在同時間還有其他活動，使用相同菜單是否較便宜，在茶點時間(coffee break)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?
重要的是內部控制，如果報名費中包括餐飲，最好使用餐券，因為有些人并不一定參加所有活動，以餐券比較準確。如果你能確認出席人數，將會減少浪費，這是一個慣例，如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算，預算通常在餐飲決定前編列，詢問宴會經理這樣會比編列預算增加多少百分比。
很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費，如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單，最好價格已包括稅金和小費。
保證數量：宴會經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量，雖然有時活動在星期一或星期二，但是要求你在周末前確定保證數量，如果需要較多時間決定名單或在現場售票，可能同意在48小時前提出保證數量，而在24小時前給最后確定數量，但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性，比例約3％-5％，基本上來說通常會多準備5%的分量，例如保證200人會準備210份，不要忘記加上主桌及工作人員。
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